Règlements généraux

Règlements généraux du Club Linux Atomic (CLA) proposés pour fin d’adoption à l’assemblée générale des membres le 9 mars 2017 et adoptés à cette même date.

Consultez la version antérieure.

Définitions

Dans le présent règlement, les expressions suivantes désignent :

  • Association : Club Linux Atomic.
  • Club Linux Atomic : la dénomination sociale de l’association.
  • CLA : acronyme du Club Linux Atomic.
  • Membres : les personnes qui adhèrent à l’association et qui se conforment aux présents règlements.
  • Assemblée annuelle : assemblée réunissant une fois par an les membres de l’association.
  • Assemblée extraordinaire : assemblée réunissant les membres de l’association sans fréquence de tenue statutaire en vue de prendre des décisions concernant des cas spécifiques.
  • Comité de coordination : instance des personnes élues lors de l’assemblée annuelle des membres formant ledit comité.
  • Responsable : personne élue lors de l’assemblée annuelle des membres et siégeant au comité de coordination.

Disposition générales

Siège social

Le siège social de l’association est établi dans la ville de Montréal ou à tout autre endroit désigné par le comité de coordination.

Statut juridique

Le Club Linux Atomic (CLA) est une association contractuelle régie par le Code civil du Québec (articles 2267 à 2279) par lequel les personnes conviennent de poursuivre un but commun autre que la réalisation de bénéfices pécuniaires à partager entre ses membres. L’association n’est pas une personne morale sans but lucratif. Son immatriculation n’est donc pas obligatoire en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises.

Ce type d’association contractuelle convient lorsque :

  • l’on n’a pas besoin d’une organisation très complexe,
  • l’on regroupe peu de membres,
  • les apports de ces derniers sont limités et peu importants,
  • l’on a peu de biens à administrer.

Buts de l’Association

Le Club Linux Atomic adhère aux principes et valeurs des logiciels et licences libres, de la neutralité du net, de l’accès à un Internet libre et ouvert, de la vie privée et de l’anonymat sur Internet.

Le Club Linux Atomic a pour objectifs :

  • la diffusion, la promotion, le développement, la recherche et la démocratisation de l’informatique et des logiciels libres, des standards ouverts et du système d’exploitation GNU/Linux, en particulier à des fins d’entraide et de mise en commun des connaissances ou des productions et pour en favoriser l’utilisation par le plus grand nombre ;
  • de regrouper les utilisateurs et les utilisatrices, novices comme aguerris, de systèmes d’exploitation GNU/Linux et de logiciels libres ;
  • d’organiser régulièrement des rencontres ouvertes à tous et toutes et qui peuvent prendre diverses formes :
  1. des conseils et de l’aide à l’installation d’une distribution GNU/Linux ;
  2. des ateliers informatiques pour se former et se perfectionner à différents logiciels libres ;
  3. des présentations de logiciels ou de projets libres à découvrir ;
  4. des événements permettant de faire découvrir le monde du logiciel libre à un vaste public par des présentations, conférences et débats ;
  • de participer activement à des projets ou à des manifestations s’inscrivant dans le cadre de l’informatique libre ;
  • de favoriser la culture libre sous toutes ses formes.

Membres

Adhésion des membres

Toute personne peut devenir membre de l’association en se conformant aux conditions suivantes :

  • adhérer aux buts, objectifs et règlements de l’association ;
  • effectuer une demande d’adhésion en remplissant le formulaire disponible sur le site Web ;
  • recevoir une confirmation de son acceptation d’adhésion par courriel ;
  • s’impliquer à un minimum de 3 rencontres par années au sein de l’association ;
  • satisfaire à toute autre condition que peut décréter l’assemblée des membres, par voie de règlement ;
  • assister à une séance d’accueil au cours de l’année.

Cotisation annuelle

La cotisation annuelle est déterminé par l’assemblée des membres.

Suspension et expulsion

Le comité de coordination peut suspendre ou expulser un·e membre qui enfreint les règlements. Avant de procéder à la suspension ou à l’expulsion d’un·e membre, il doit donner à cette personne l’occasion d’être entendu et l’aviser du moment où son cas sera étudié.

Assemblée des membres

Assemblée annuelle

L’assemblée annuelle des membres a lieu dans les 90 jours qui suivent la date de fin de l’exercice financier annuel.

Le comité de coordination fixe la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. Un avis de convocation est adressé par courriel aux membres ou par un avis sur le site Web au moins 10 jours avant l’assemblée.

Assemblée extraordinaire

Le comité de coordination ou dix (10) membres peuvent, selon les besoin, convoquer une assemblée extraordinaire aux lieu, date et heure qu’ils et elles fixent.

Le ou la responsable du secrétariat est alors tenu·e de convoquer cette assemblée. Il ou elle doit donner un délai de 10 jours aux membres pour cette réunion. Afin de convoquer une assemblée extraordinaire, le comité de coordination procède par résolution, tandis que le groupe de dix (10) membres (ou plus) doit produire une demande écrite au responsable du secrétariat, signée par lesdits membres.

L’avis de convocation doit énoncer l’ordre du jour de cette assemblée. L’ordre du jour ne peut être modifié et seuls les points mentionnés y sont traités.

Ordre du jour

L’ordre du jour de toute assemblée annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants :

  • l’acceptation des rapports et des procès-verbaux de la dernière assemblée générale ;
  • l’approbation des états financiers ;
  • l’approbation des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par le comité de coordination depuis la dernière assemblée annuelle ;
  • l’élection ou la réélection des responsables siègeant sur le comité de coordination.

Quorum

Le quorum est constitué par la présence de dix (10) membres.

Vote

À une assemblée des membres, les membres présent·e·s ont un vote chacun·e. Le vote par procuration est prohibé. En cas d’égalité des voix, la proposition est mise en dépôt.

Le vote se prend à main levée, à moins que trois des membres présent·e·s ne réclament le scrutin secret.

En cas de vote au scrutin secret, le ou la président·e de l’assemblée nomme deux scrutateurs·trices parmi les membres présent·e·s pour distribuer et recueillir les bulletins de vote, compiler le résultat du vote et le communiquer au ou à la président·e.

À moins de disposition contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les propositions soumises à l’assemblée annuelle seront adoptées à la majorité des voix exprimées (50% + 1). Pour les assemblées extraordinaires, les décisions s’y prennent à la majorité des 2/3 (66 % + 1 voix).

Comité de coordination

Postes

Responsable général·e

Le ou la responsable général·e :

  • est responsable en chef et le ou la représentant·e officiel·le de l’association;
  • établit l’ordre du jour et donne, ou voit à faire donner, avis de toute réunion du comité de coordination;
  • signe tous les documents requérant sa signature et est signataire notamment auprès de toute banque ou institution financière que les responsables auront désigné;
  • coordonne le travail des responsables et voit au bon fonctionnement de l’association
Responsable du secrétariat

Le ou la responsable du secrétariat s’assure de la bonne tenue des documents et registres de l’association. Il ou elle assume les responsabilités suivantes:

  • convoque les assemblées générales;
  • maintient une archive des procès-verbaux de toutes les réunions du comité de coordination et des assemblées générales;
  • à la fin de son mandat, produit une compilation des résolutions adopté par le comité de coordination durant son terme;
  • remplit les fonctions du ou de la responsable général·e en son absence et dans le cas de sa démission ou destitution, jusqu’à ce qu’il ou elle soit remplacé·e;
  • est signataire auprès de toute banque ou institution financière que les responsables peuvent désigner
Responsable de la trésorie

Le ou la responsable de la trésorie a la charge générale des finances de l’association. Il ou elle :

  • est signataire du compte et voit à ce que l’argent et les autres valeurs de l’association soient déposés au nom et au crédit de cette dernière dans toute banque ou institution financière que les responsables peuvent désigner;
  • soumet, sur demande ou lorsque requis, un rapport des états financiers;
  • dresse, maintient et conserve ou voit à faire conserver les livres de comptes et registres comptables adéquats;
  • signe tout contrat ou document nécessitant sa signature
Responsable des communications

Le ou la responsable aux communications :

  • est responsable de la promotion des activités et de la diffusion des revendications de l’association;
  • coordonne la conception et l’élaboration des outils de promotion des activités et du recrutement de l’association;
Responsable des technologies

Le ou la responsable des technologies :

  • est en charge du développement et du maintient des infrastructures informatiques de l’association;

Éligibilité

Toute personne ayant un statut de membre peut être élu·e au comité de coordination.

Rémunération

Les responsables ne sont pas rémunéré·e·s. Seules les dépenses éffectuées pour l’association sont remboursables.

Durée des fonctions

Chaque responsable entre en fonction à la clôture de l’assemblée annuelle et demeure en fonction pour une période de un (1) an.

Élection

Il y a élection des membres du comité de coordination une fois par année à l’occasion de l’assemblée annuelle des membres.

S’il se produit une vacance au cours de l’année, le comité de coordination peut nommer un·e responsable pour combler cette vacance. Il choisira parmi les membres de l’association une personne pour combler cette vacance pour le reste du terme.

Devoirs des responsables

Le comité de coordination est élu pour administrer toutes les affaires de l’association.

Le comité de coordination accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l’association, conformément à la loi et aux règlements généraux.

Il prend les décisions concernant les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s’engager.

Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.

Réunions

Le comité de coordination doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de l’association.

Le ou la responsable du secrétariat envoie les avis de convocation. Le ou la responsable générale, en consultation avec les autres membres du comité, fixe la date des assemblées. Si le ou la responsable générale néglige ce devoir, la majorité des responsable du comité de coordination peuvent, sur demande écrite au ou à la responsable du secrétariat, ordonner la tenue d’une réunion du comité et en fixer la date, l’heure et l’endroit ainsi qu’en établir l’ordre du jour.

L’avis de convocation peut être écrit ou verbal. Sauf exception, il doit être donné deux jours avant la réunion. Toute convocation verbale ou téléphonique doit être suivie d’une renonciation au procès-verbal.

Si tous les membres du comité de coordination sont réuni·e·s, ils et elles peuvent, s’ils et elles sont d’accord, décréter qu’il y a réunion officielle.

Quorum

Il y a quorum si trois (3) des membres du comité de coordination sont présent·e·s.

Vacance

Il y a vacance dans le comité de coordination par suite de :

  • la mort ou la maladie d’un·e de ses responsables ;
  • la démission par écrit d’un·e responsable ;
  • l’expulsion d’un·e responsable ;
  • deux absences non motivées.

En cas de vacance, les responsables peuvent exercer leur fonctions à condition qu’il y ait quorum.

Comités

Un comité est un sous-groupe évoluant sous la bannière de l’association. Il doit se conformer aux règlements généraux de l’association

Reconnaissance

Un comité est reconnu comme faisant parti de l’association lorsque :

  • il a présenté, par écrit, le mandat et les orientations de ses activités au comité de coordination
  • son statut a été entériné par le comité de coordination.

Renouvellement de reconnaissance

Afin de conserver son statut officiel de comité de l’association, le comité devra présenter le mandat et les orientations de ses activités pour l’année à suivre, par écrit, au comité de coordination.

Composition

Un comité est composé d’au moins deux (2) membres de l’association

Finances

Affaires financières

Le comité de coordination recommende à l’assemblée annuelle l’institution financière où le ou la responsable de la trésorie et/ou la personne nommée à cette fin effectuent les dépôts de l’association.

Exercice financier

L’exercice financier débute le 1er janvier de chaque année et se termine le 31 décembre de la même année. Le comité de coordination peut déterminer toute autre date qui lui convient mieux.

Les livres et les registres comptables seront mis à jour avec diligence par le ou la responsable de la trésorie. Ces livres peuvent être consultés par les membres qui en feront la demande au ou à la responsable de la trésorie.

Autres dispositions

Modification des règlements généraux

Le comité de coordination peut abroger ou modifier toute disposition du présent règlement.

Toute abrogation ou modification sera en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres, à moins qu’elle ne soit approuvée par une assemblée extraordinaire des membres. Si cette abrogation ou modification n’est pas approuvée à la majorité des voix durant cette assemblée annuelle, elle cessera, dès ce jour seulement, d’être en vigueur.