Règlements généraux

Club Linux Atomic (CLA)

Règlements généraux
Version adoptée
à l’assemblée extraordinaire des membres
le jeudi 22 novembre 2012

Chapitre I – Définitions

Dans le présent règlement, les expressions suivantes désignent :

  • Association : Club Linux Atomic.
  • Club Linux Atomic : la dénomination sociale de l’association.
  • CLA : acronyme du Club Linux Atomic.
  • Membres : les personnes qui adhèrent à l’association et qui se conforment aux présents règlements.
  • Assemblée annuelle : assemblée réunissant une fois par an les membres de l’association.
  • Assemblée extraordinaire : assemblée réunissant les membres de l’association sans fréquence de tenue statutaire en vue de prendre des décisions concernant des cas spécifiques.
  • Conseil d’administration : instance des personnes élues lors de l’assemblée annuelle des membres formant ledit conseil.
  • Administrateur : personne élue lors de l’assemblée annuelle des membres et siégeant au conseil d’administration.
  • Dirigeant : administrateur qui occupe une fonction liée à la gestion spécifique de l’association (président, vice-président, secrétaire, trésorier).

Chapitre II – Dispositions générales

1. Siège social

Le siège social de l’association est établi dans la ville de Montréal ou à tout autre endroit désigné par le conseil d’administration.

2. Statut juridique

Le Club Linux Atomic (CLA) est une association contractuelle régie par le Code civil du Québec (articles 2267 à 2279) par lequel les personnes conviennent de poursuivre un but commun autre que la réalisation de bénéfices pécuniaires à partager entre ses membres. L’association n’est pas une personne morale sans but lucratif. Son immatriculation n’est donc pas obligatoire en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises.

Ce type d’association contractuelle convient lorsque :

  • l’on n’a pas besoin d’une organisation très complexe,
  • l’on regroupe peu de membres,
  • les apports de ces derniers sont limités et peu importants,
  • l’on a peu de biens à administrer.

Chapitre III – Buts de l’association

3. Buts

Le Club Linux Atomic adhère aux principes et valeurs des logiciels et licences libres, de la neutralité du net, de l’accès à un Internet libre et ouvert, de la vie privée et de l’anonymat sur Internet.

Le Club Linux Atomic a pour objectifs :

  • la diffusion, la promotion, le développement, la recherche et la démocratisation de l’informatique et des logiciels libres, des standards ouverts et du système d’exploitation GNU/Linux, en particulier à des fins d’entraide et de mise en commun des connaissances ou des productions et pour en favoriser l’utilisation par le plus grand nombre ;
  • de regrouper les utilisateurs, novices comme aguerris, de systèmes d’exploitation GNU/Linux et de logiciels libres ;
  • d’organiser régulièrement des rencontres ouvertes à tous et qui peuvent prendre diverses formes :
  1. des conseils et de l’aide à l’installation d’une distribution GNU/Linux ;
  2. des ateliers informatiques pour se former et se perfectionner à différents logiciels libres ;
  3. des présentations de logiciels ou de projets libres à découvrir ;
  4. des événements permettant de faire découvrir le monde du logiciel libre à un vaste public par des présentations, conférences et débats ;
  • de participer activement à des projets ou à des manifestations s’inscrivant dans le cadre de l’informatique libre ;
  • de favoriser la culture libre sous toutes ses formes.

Chapitre IV – Membres

4. Adhésion des membres

Toute personne peut devenir membre de l’association en se conformant aux conditions suivantes :

  • adhérer aux buts, objectifs et règlements de l’association ;
  • effectuer une demande d’adhésion en remplissant le formulaire disponible sur le site Web ;
  • recevoir une confirmation de son acceptation d’adhésion par courriel ;
  • satisfaire à toute autre condition que peut décréter le conseil d’administration, par voie de règlement.

5. Cotisation annuelle

La cotisation est déterminée par le conseil d’administration.

6. Suspension ou expulsion

Le conseil d’administration peut suspendre ou expulser un membre qui enfreint les règlements. Avant de procéder à la suspension ou à l’expulsion d’un membre, il doit donner à ce dernier l’occasion d’être entendu et l’aviser du moment où son cas sera étudié.

Chapitre V – Assemblée des membres

7. Assemblée annuelle

L’assemblée annuelle des membres a lieu dans les 90 jours qui suivent la date de fin de l’exercice financier annuel.

Le conseil d’administration fixe la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. Un avis de convocation est adressé par courriel à tous les membres au moins 10 jours avant l’assemblée.

8. Assemblée extraordinaire

Le conseil d’administration ou 10 membres actifs peuvent, selon les besoin, convoquer une assemblée extraordinaire aux lieu, date et heure qu’ils fixent.

Le secrétaire est alors tenu de convoquer cette assemblée. Il doit donner un délai de 10 jours aux membres pour cette réunion. Afin de convoquer une assemblée extraordinaire, le conseil d’administration procède par résolution, tandis que le groupe de 10 membres (ou plus) doit produire une demande écrite au secrétaire, signée par les demandeurs.

L’avis de convocation doit énoncer l’ordre du jour de cette assemblée. L’ordre du jour ne peut être modifié et seuls les points mentionnés y sont traités.

9. Ordre du jour

L’ordre du jour de toute assemblée annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants :

  • l’acceptation des rapports et des procès-verbaux de la dernière assemblée générale ;
  • l’approbation des états financiers ;
  • l’approbation des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par le conseil d’administration depuis la dernière assemblée annuelle ;
  • l’élection ou la réélection des administrateurs.

10. Quorum

Le quorum est constitué par la présence de dix (10) membres.

11. Vote

À une assemblée des membres, les membres présents ont un vote chacun. Le vote par procuration est prohibé. En cas d’égalité des voix, le vote du président est prépondérant.

Le vote se prend à main levée, à moins que trois des membres présents ne réclament le scrutin secret.

En cas de vote au scrutin secret, le président de l’assemblée nomme deux scrutateurs parmi les membres présents pour distribuer et recueillir les bulletins de vote, compiler le résultat du vote et le communiquer au président.

À moins de disposition contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les propositions soumises à l’assemblée annuelle seront adoptées à la majorité des voix exprimées (50% + 1). Pour les assemblées extraordinaires, les décisions s’y prennent à la majorité des 2/3 (66 % + 1 voix).

Chapitre VI – Conseil d’administration

12. Nombre d’administrateurs

Le conseil d’administration est composé de cinq (5) membres.

13. Éligibilité

Tout membre qui a droit de vote peut être élu au conseil d’administration.

14. Rémunération

Les administrateurs ne sont pas rémunérés. Seules les dépenses effectuées pour l’association sont remboursables.

15. Durée des fonctions

Le mandat des membres du conseil d’administration est de deux (2) ans et se termine à la fin de la deuxième année de l’assemblée annuelle suivant leur élection.

Les membres du conseil d’administration peuvent être réélus à la fin de leur terme.

Afin d’assurer une continuité au conseil d’administration et d’éviter que tous les administrateurs viennent en élection la même année, la disposition suivante s’applique une seule fois. Lors de la première réunion du conseil d’administration suivant l’adoption du présent règlement, les administrateurs attribueront un numéro de siège de 1 à 5 pour chaque administrateur. Les administrateurs des sièges 1 et 2 viendront en élection après une année de mandat et les administrateurs des sièges 3, 4 et 5 viendront en élection après deux années de mandat.

16. Élection

Il y a élection des membres du conseil d’administration une fois par année à l’occasion de l’assemblée annuelle des membres.

S’il se produit une vacance au cours de l’année, le conseil d’administration peut nommer un administrateur pour combler cette vacance. Il choisira parmi les membres de l’association une personne pour combler cette vacance pour le reste du terme.

17. Devoirs des administrateurs

Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires de l’association.

Il se donne une structure interne en élisant parmi ses membres un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier.

Il peut nommer un coordonnateur pour les aider dans la gestion des affaires de l’association. Ce coordonnateur doit être choisi parmi les membres de l’association. Le coordonnateur assiste aux réunions du conseil d’administration sans avoir droit de vote.

Le conseil d’administration accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l’association, conformément à la loi et aux règlements généraux où les modifie, s’il y a lieu, et adopte les résolutions qui s’imposent, pour réaliser les buts de l’association.

Il prend les décisions concernant les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s’engager.

Il détermine les conditions d’admission des membres.

Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.

18. Réunions du conseil d’administration

Le conseil d’administration doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de l’association.

Le secrétaire envoie les avis de convocation. Le président, en consultation avec les autres membres du conseil, fixe la date des assemblées. Si le président néglige ce devoir, la majorité des administrateurs du conseil d’administration peuvent, sur demande écrite au secrétaire, ordonner la tenue d’une réunion du conseil et en fixer la date, l’heure et l’endroit ainsi qu’en établir l’ordre du jour.

L’avis de convocation peut être écrit ou verbal. Sauf exception, il doit être donné deux jours avant la réunion. Toute convocation verbale ou téléphonique doit être suivie d’une renonciation au procès-verbal.

Si tous les membres du conseil sont réunis, ils peuvent, s’ils sont d’accord, décréter qu’il y a réunion officielle, et l’avis de convocation n’est alors pas nécessaire, les membres consignant au procès-verbal une renonciation à cet effet, afin d’éviter des doutes sur la valeur de cette réunion.

19. Ordre du jour

L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation.

20. Quorum

Il y a quorum si trois (3) des membres du conseil sont présents.

21. Vacance

Il y a vacance dans le conseil d’administration par suite de :

  • la mort ou la maladie d’un de ses administrateurs ;
  • la démission par écrit d’un administrateur ;
  • l’expulsion d’un administrateur ;
  • trois absences non motivées.

En cas de vacance, les administrateurs peuvent exercer leur fonctions à condition qu’il y ait quorum.

Chapitre VII – Dirigeants

22. Élection

Les dirigeants sont élus ou nommés par le conseil d’administration parmi les administrateurs. Un administrateur peut cumuler plus d’une fonction. Exemple : secrétaire-trésorier.

23. Président

Le président de l’association préside toutes les réunions du conseil d’administration et les assemblées des membres. Il fait partie d’office de tous les comités d’étude et des services de l’association. Il surveille l’exécution des décisions du conseil d’administration et il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil d’administration. Il signe généralement, avec le secrétaire, les documents qui engagent l’association. Il s’occupe également des relations publiques.

24. Vice-président

Le vice-président remplace le président en son absence et il exerce alors toute les prérogatives du président.

25. Secrétaire

Le secrétaire rédige tous les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration. Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux, des registres des membres et des administrateurs, signe les contrats et les documents pour les engagements de l’association avec le président, rédige les rapports requis par diverses lois et la correspondance de l’association. Enfin, il exécute toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par les règlements ou le conseil d’administration.

Tous les documents mentionnés au paragraphe précédent peuvent être produits et conservés sous une forme numérique selon les modalités à être établies par le conseil d’administration.

26. Trésorier

Le trésorier veille à l’administration financière de l’association. Tout chèque payable à l’association et tout argent reçu doivent être déposés au compte de l’association.

27. Rémunération

Les dirigeants ne sont pas rémunérés pour leurs services.

28. Comité

Le conseil d’administration peut confier des études à des comités dont il détermine la composition. Il n’est pas tenu de donner suite aux recommandations des comités, mais il doit permettre à tous les membres de l’association de prendre connaissance du rapport qu’il a commandé.

Chapitre VIII – Finances

29. Affaires financière

Le conseil d’administration détermine l’institution financière où le trésorier et/ou la personne nommée à cette fin effectuent les dépôts de l’association.

30. Exercice financier

L’exercice financier débute le 1er janvier de chaque année et se termine le 31 décembre de la même année. Le conseil d’administration peut déterminer toute autre date qui lui convient mieux.

Les livres et les registres comptables seront mis à jour avec diligence par le trésorier. Ces livres peuvent être consultés par tous les membres qui en feront la demande au trésorier.

Chapitre IX – Autres dispositions

31. Modification aux règlements

Le conseil d’administration peut abroger ou modifier toute disposition du présent règlement.

Toute abrogation ou modification sera en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres, à moins qu’elle ne soit approuvée par une assemblée extraordinaire des membres. Si cette abrogation ou modification n’est pas approuvée à la majorité des voix durant cette assemblée annuelle, elle cessera, dès ce jour seulement, d’être en vigueur.